CERCLE GÉNÉALOGIQUE DE SAONE ET LOIRE
78, rue des Epinoches 71000 Mâcon

 
RÉGLEMENT INTÉRIEUR
SECTION 1 : ORGANISATION GÉNÉRALE
                                                                                                                 
Article UN : LES ANTENNES
Les membres du CGSL peuvent éventuellement faire partie de l'une des antennes locales situées dans plusieurs villes du département.
Ces antennes sont de deux types :
Les antennes dites DIRECTES,sans statuts spécifiques. Chacune d'elles désigne un correspondant principal. Toutes les actions et la trésorerie sont sous la responsabilité juridique du bureau départemental et nécessitent un compte rendu annuel, au plus tard un mois avant l'assemblée générale du CGSL. Tout engagement envers des tiers ne peut être pris que par le bureau du CGSL, toute condition particulière de fonctionnement ou engagement réciproque fait l'objet d'une convention spécifique.
Les antennes organisées en ASSOCIATIONS LOCALES, avec statuts, bureau, convention avec le CGSL, et cotisation.
Le président et son bureau ont la responsabilité juridique de l'antenne (Convention d'occupation de locaux, assurances etc.).
Les actions généalogiques se font en collaboration avec le CGSLselon la convention qui les lie et font l'objet d'un compte rendu annuel, au plus tard un mois avant l'assemblée générale du CGSL.
Chaque Antenne directe et Association locale désigne un correspondant principal et propose une ou des candidatures au conseil d'administration du CGSL.
Chaque antenne est tenue de respecter les statuts, le règlement intérieur, les décisions du conseil d'administration, la déontologie de la Fédération Française de Généalogie.
Dans le cas des associations locales, celles-ci ont les mêmes objets que le CGSL dont leurs adhérents sont obligatoirement adhérents.
 
Article DEUX : LE RÔLE DES ANTENNES
Les antennes regroupent les adhérents du CGSL, soit en fonction du bassin de vie de leurs ancêtres, soit suivant leur lieu de résidence ou encore selon le libre choix de l’adhérent.
Les responsables locaux (correspondants, membres des bureaux et administrateurs) appliquent et font appliquer les décisions prises au niveau départemental : assemblée générale annuelle ou extraordinaire, conseil d'administration, bureau.
Ils veillent à ce que les permanences, et l'usage des documents soient exclusivement réservés aux adhérents à jour de cotisation.
Ils procèdent à l'exploitation des sources généalogiques avec la coopération des adhérents.
Ils organisent et animent des réunions conférences et expositions et autres activités statutaires, avec l'aide éventuelle du CGSL.
Ils informent le bureau du CGSL de toutes les suggestions ou propositions concernant la vie, l'organisation, le développement des actions généalogiques de leur antenne et du CGSL.
Ils veillent à entretenir de bonnes relations avec les collectivités locales et les sociétés savantes ou culturelles de leur secteur.
Ils participent à la vie des organes de communications (Revue Nos Ancêtres Et Nous, Supplément Saône et Loire, Site Internet, …), en fournissant des articles, listes éclairs, questions-réponses, et en utilisant ces médias pour leurs propres liaisons avec leurs adhérents et ceux du CGSL.
Ils incitent les adhérents locaux à participer aux relevés des registres de l'état civil ancien, de fonds notariaux et de toutes sources susceptibles d'aider les généalogistes. Le cas échéant ils les encadrent dans cette tâche pour qu'elle soit réalisée selon les formes définies par le cercle.
De façon générale, ils se comportent en représentants du CGSL dans le respect des statuts et du Règlement Intérieur.

ARTICLE TROIS : LE RÔLE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION (art 9 &10 des statuts)
Les membres du C.A.doivent être des rouages actifs du CGSL. En conséquence ils s'engagent à participer avec efficacité, tant aux travaux préparatoires et à la réflexion préalable, qu'aux discussions et aux prises de décisions du conseil.
Ils participent, selon leurs compétences, aux différentes commissions définies par le C.A. et créées selon les besoins.
Ils se prononcent par vote, sur proposition du bureau, conformément aux statuts. Le vote à bulletin secret pourra être organisé à la demande de la moitié +1 des membres présents.
Le C.A. se prononce sur toutes dépenses exceptionnelles n'entrant pas dans le cadre de la gestion courante. Il peut inviter des personnalités extérieures ou experts à participer à ses travaux pour éclairer une question évoquée en séance. Ces invités ne participent pas aux votes éventuels.
 
Article QUATRE : LE RÔLE DU BUREAU (art 9 des statuts)
Le (ou la) Président (e)est garant du bon fonctionnement de l'association. Il est le responsable juridique, de ce fait il doit être tenu au courant de tous les faits qui engagent l'association, tant au point de vue juridique que pénal.
Le (ou la, les) Vice-président (es),le plus ancien (en âge) remplace le Président en cas de nécessité et/ou de vacance de ce dernier, dans toutes ses responsabilités. Ils peuvent être sollicités pour des sujets particuliers selon les besoins et leurs compétences.
Le (ou la) Secrétaire assure le fonctionnement administratif de l'association, tient les registres prévus par la loi, rédige les procès-verbaux du Bureau et du C.A., rédige les convocations aux différentes réunions prévues par les statuts. Il effectue les différentes formalités prévues par la loi.
Le (ou la) Trésorier (ière) prépare le budget de l'association et le soumet au C.A.
Il est responsable de la comptabilité de l'association, il encaisse les recettes et règle les dépenses courantes.
Il présente des situations intermédiaires au C.A.
Il propose les améliorations, les suggestions pour de nouvelles recettes ou pour une réduction de certaines dépenses.
Le Bureau, dans son ensemble, présente au C.A. et à l'A.G., les propositions et projets qu'il estime utiles.
Il est autorisé à embaucher des salariés ou des stagiaires, à décider de leur rémunération et doit en rendre compte au CA.
Il désigne les personnes qui le représenteront lors de manifestations, forums, réunions, contacts avec les organismes extérieurs ou personnalités.
 
Article CINQ : ADHESION DES MEMBRES (Art 7 des statuts)
L'adhésion au CGSL est renouvelable annuellement et pour la durée de l'année civile complète.
Chaque adhérent s'engage à respecter les statuts, le règlement intérieur, le code de déontologie de la Fédération Française de Généalogie et tous les usages en cours dans les associations et la vie civile. Tout manquement est susceptible d'entraîner la radiation (art 8 des statuts) ou le refus de renouveler l'adhésion pour l'année suivante (art 6) ou d'éventuelles poursuites prévues par la loi.
Les membres bénéficient de l'entraide et des "outils ou moyens " mis en place par le cercle (bases de données, bibliothèque, points AURA, conseils … cf. la documentation spécifique), en contre-partie ils ont le devoir moral de participer à cette entraide, dès qu'il leur est possible, par l'un des moyens mis à leur disposition par le cercle.

Le non renouvellement de l'adhésion au moment de l'assemblée générale entraine la perte du droit d'utiliser l'ensemble des prestations proposées par le cercle (accès à la bibliothèque, aux bases de données, utilisation des points Aura reçu en tant qu'adhérents, etc...).
Les personnes qui veulent adhérer au cours du dernier trimestre de l'année civile, règlent la cotisation de l'année suivante et peuvent bénéficier à titre gracieux, à partir de la date de leur versement, des prestations ouvertes aux autres adhérents. Cette période de gratuité n'est pas prise en compte dans le décompte d'ancienneté prévu à l'article 11 des statuts.
Le CGSL étant lui-même adhérent de l'Union Généalogique de Bourgogne et de la Fédération Française de Généalogie, tous ses membres font partie de ces deux structures, et doivent respecter leurs statuts, règlements intérieurs et code de déontologie.
 
Article SIX : L'ASSEMBLEE GENERALE (art 11 des statuts)
Chaque assemblée générale concerne une année civile entière (rapport moral et rapport financier), elle se tient dans la mesure du possible au cours du premier semestre de l'année suivante.
Sont convoqués tous les membres ayant cotisé pour l'année considérée, et ayant adhéré depuis plus de six mois au jour de l'assemblée (compte non tenu de l'éventuelle période de gratuité).
Les personnes ayant adhéré depuis moins de six mois peuvent assister à l'assemblée. Elles ne sont ni électrices ni éligibles au CA.
Sont éligibles au CA toutes les personnes qui ont cotisé pour l'ensemble de l'année civile concernée par l'AG et ayant renouvelé un mois avant la date de celle-ci.
La fonction d'administrateur se perd si l'intéressé n'a pas renouvelé son adhésion un mois avant l'AG.
Les adhérents–électeurs qui ne pourraient être présents, peuvent donner un pouvoir aux membres du bureau ou à tout autre adhérent– électeur présent à l'assemblée.
Un pouvoir est joint à chaque convocation, seul l'original signé est recevable, il doit être adressé par courrier postal, par courriel en pièce jointe, ou remis au siège dans le délai prévu.
Les pouvoirs qui ne sont pas attribués à une personne nommément désignée seront répartis entre les membres du bureau.
Les pouvoirs doivent être adressés au siège de l'association de préférence sept jours pleins avant l'assemblée.
Les personnes à qui des pouvoirs sont donnés, en sont informées à l'entrée de l'assemblée générale (avec une liste de leurs mandataires).
Les candidatures au Conseil d'Administration sont adressées au siège, quinze jours pleins avant l'assemblée.
 
Article SEPT : BIBLIOTHEQUES
Le Siège du CGSL dispose d'une bibliothèque de revues généalogiques éditées par les cercles limitrophes, et d'ouvrages spécialisés consacrés à la généalogie et à l'histoire.
Chaque antenne dispose également d'une bibliothèque.
Les modalités de consultation ou d'emprunt sont précisées dans le catalogue général et dans celui de chaque bibliothèque d'antenne.
En ce qui concerne la bibliothèque du siège social, se reporter à l'article 15 de la section 2.
 
Article HUIT : PRÊT DE MATERIEL
Le CGSL peut mettre du matériel à disposition de ceux (adhérents ou antennes) qui effectuent un travail d'intérêt collectif.
La demande est à faire auprès du bureau de l'association qui prend sa décision en fonction du matériel disponible et de l'intérêt du projet.
Les clauses du prêt sont définies par un écrit signé des intéressés. L'emprunteur est responsable du matériel qui lui est confié, il doit le rendre à l'association dans le délai prévu. Il ne doit pas le prêter à une tierce personne sans l'autorisation expresse du bureau, et seulement après que les écrits nécessaires soient signés des diverses parties.
 
Article NEUF : TRAVAUX BÉNÉVOLES DES ADHÉRENTS
Dans le cadre de l'entraide généalogique organisée par le CGSL, les adhérents actifs procèdent au dépouillement d'archives publiques ou (et) à leur saisie informatique et lui confient le résultat de leurs travaux aux fins de les compléter éventuellement, d'en normaliser la présentation, d'alimenter la base centrale de données informatiques et de procéder à leur publication sous forme d' "ouvrages papier" en qualité d'éditeur – producteur et de co-auteur.
Le CGSL peut confier aux adhérents actifs des pièces ou reproductions de pièces qui font partie de son patrimoine (écrits, photocopies, microfilms, photos sur support numérique, bases informatisées, etc.). Ces pièces et les travaux exécutés à partir d'elles, ne doivent en aucun cas faire l'objet d'une diffusion, sous quelque forme que ce soit, bien que l'adhérent à qui elles sont confiées puisse en extraire les éléments nécessaires à sa propre généalogie ou à dépanner un correspondant identifié et de sa connaissance. Toute divulgation non autorisée peut entraîner l'application de la loi.
 
SECTION 2 :    USAGE DES LOCAUX DU SIÈGE SOCIAL
 
Préambule
Par un document intitulé « convention d’occupation temporaire » daté du 28 mai 2013, la ville de Mâcon, propriétaire du bâtiment situé 78 rue des Epinoches à Mâcon, met à la disposition du CERCLE GENEALOGIQUE DE SAONE ET LOIRE (CGSL) des locaux. Le CGSL héberge Ceux du Mâconnais (CDM) qui est une antenne locale du CGSL.
Ces deux associations sont liées par une convention précisant notamment que tous les adhérents de CDM sont automatiquement membres du CGSL.
Les deux associations ont choisi ces locaux comme siège social commun.
La présente section du règlement intérieur général a pour but d’organiser les conditions d’occupation des locaux, l’harmonisation des travaux et les activités spécifiques à chaque occupant selon ses fonctions.
Les locaux sont destinés à recevoir différents types d’usagers : les simples consultants qui viennent se renseigner sur nos activités généalogiques ; les adhérents ; les employés  éventuels; les permanenciers (bénévoles assurant les permanences) ; les administrateurs et les membres des bureaux ,des deux associations.
Le règlement intérieur s’impose à tous les usagers désignés ci-dessus, pour les deux associations.
La quote-part de loyer et dépenses d’occupation est fixée par convention entre les deux associations
 
Article DIX : ACCESSIBILITÉ DES SALLES.
Pendant les permanences, les consultants, les adhérents et les permanenciers ont accès à la salle de lecture.
La bibliothèque n’est accessible aux consultants et aux adhérents qu’en présence d’un permanencier.
Cette salle est également destinée à permettre des échanges, des séances de formation, la réception des consultants ou néophytes, et les conversations conviviales.

 
 
Article ONZE : SÉCURITÉ
En cas d’urgence ou de danger les personnes présentes peuvent déroger aux règles d’accessibilité ci-dessus pour utiliser le téléphone du secrétariat.
Pour évacuer les locaux en urgence se conformer aux conditions de sécurité de l’immeuble.
Les numéros de téléphone des services d’urgence et de sécurité, et ceux des responsables des deux associations sont affichés dans le secrétariat.
Extincteurs : en libre accès sur le palier de chaque escalier.
 
 
Article DOUZE :PERMANENCES
Les permanences sont assurées par des volontaires de CdM et du CGSL.
Elles sont ouvertes à tous les membres du CGSL et plus généralement à toutes les personnes voulant s’informer sur les possibilités de l’association, se renseigner auprès du secrétariat ou sur le site Internet.
Les jours et horaires des permanences doivent être respectés par les consultants et adhérents.

Les Bureaux de CdM et du CGSL se réservent la possibilité de modifier les horaires, le nombre ou la fréquencede ces permanences en fonction du nombre de permanenciers volontaires.
Les adhérents habitant loin de la Saône-et- Loire et ayant prévu de passer par Mâcon, peuvent être reçus en dehors des heures et jours précités en demandant rendez-vous plusieurs jours à l’avance.
 
Article TREIZE : CONSULTATION DES DOCUMENTS
Les communications et consultations de documents se font en salle de lecture.
Les dossiers de dépouillement dits « Petits Livrets Bleus » ne sont en consultation gratuite qu’un an après leur parution, mais ils sont libres à la vente (passer commande sur le site du CGSL).
Les lecteurs sont responsables des documents qui leur sont confiés. Il leur est demandé d’en prendre soin, de ne pas les annoter ni d’y faire des marques. Les reproductions par photographie ou photocopie doivent faire l’objet d’un accord préalable.
Les dossiers bleus, généalogies familiales, travaux manuscrits, et autres documents originaux ou fragiles ne sont pas empruntables.
 
Article QUATORZE : DOCUMENTS EN LIBRE ACCÈS
Les documents librement accessibles en salle de lecture sont :
- le catalogue de la bibliothèque.
- les différents catalogues des documents consultables sur place,
- les revues généalogiques des départements limitrophes.
- Ces revues sont classées dans des boites d’archives portant les indications de leur contenu et le numéro du casier de rangement. - Il est demandé au lecteur de remettre soigneusement les documents en place comme il les a trouvés.
En cas de difficultés pour la recherche ou le rangement, s’adresser au permanencier.
 
Article QUINZE :BIBLIOTHÈQUE
Les ouvrages appartenant au CGSL et à CdM sont regroupés dans la salle « Bibliothèque ».
Le catalogue est consultable dans la salle de lecture. La recherche directe dans les rayons ne doit se faire que par le permanencier de service.
Consultation d’un ouvrage : le lecteur remplit une fiche à son nom et la met à la place de l’ouvrage.
Certains de ces ouvrages sont rares, précieux ou fragiles : les plus grandes précautions sont requises.

La salle « bibliothèque » peut aussi permettre des échanges entre membres, des séances de formation, la réception des consultants ou néophytes et les conversations conviviales. En aucun cas les ouvrages et documents qui sont déposés dans cette salle ne devront être manipulés qu’en présence d'un permanencier.
 
 
dans la mesure où l’état des documents le permet.
Seules les personnes assurant les tâches administratives au siège sont autorisées à effectuer les reproductions. Le paiement des photocopies se fera le jour même.
Il est interdit de reproduire (même partiellement) les dossiers de dépouillement ‘‘Petits livrets Bleus’’ (droits protégés par le code de la propriété intellectuelle).
 
Article SEIZE : PHOTOCOPIES
Les reproductions par photographie ou photocopie doivent faire l’objet d’un accord préalable qui sera donné 

Article DIX SEPT : CONSULTATION INFORMATIQUE
Dans le cadre du RGPD (Règlement général de protection des données) le Cercle généalogique de Saône et Loire et ses antennes respecteront ce Règlement qui, dans un premier temps ne s'applique qu'aux entreprises. Dans le cadre d’association, nous sommes en attente de précision de la part de la Fédération Française de Généalogie.
 
Article DIX HUIT : APPROBATION ET MODIFICATION
Le présent règlement est soumis à l’approbation du CA du CGSL (et à celui de "Ceux du Mâconnais pour la section 2).
Toute modification est soumise aux mêmes CA.
Il sera publié sur le site et affiché dans les locaux.
Tout nouvel adhérent en reçoit systématiquement un exemplaire.